Deutsche Aerosole GmbH revolutioniert IT-Infrastruktur mit SAP Business One

DuschgelDie Deutsche Aerosole GmbH hat sich vor kurzem für SAP Business One entschieden. Lesen Sie hier, warum eine neue IT-Lösung notwendig war und profitieren Sie von den Erfahrungen mit der Unternehmenssoftware.

Wer kennt sie nicht, pflegende Haarkosmetika, hautschonende Rasierschäume oder wohlduftende Deodorants. Die Deutsche Aerosole GmbH mit Sitz in Neutraubling bei Regensburg macht es möglich, dass die tägliche Portion Pflege auf adäquatem Weg nutzbar wird. Das Unternehmen sorgt seit nun mehr fast 60 Jahren dafür, dass hochwertige Kosmetika vieler bekannter Markenartikler den Weg in und vor allem auch aus der Verpackung finden.

Spezialisiert ist die Deutsche Aerosole auf den Vertrieb und den Service von Produkten, die im Bag-on-Valve-Verfahren abgefüllt werden. Mit diesem System werden die Kosmetikprodukte durch ein mit einem Aluminiumbeutel verbundenes Sprühdosenventil gepresst. Der Beutel wird durch dieses Verfahren mit einem sehr hohen Druck von 8-9 bar befüllt. Dadurch ist kein Gas notwendig, was das Bag-on-Valve-Verfahren zu einem sehr umweltfreundlichen Befüllungsverfahren macht.

Ein integriertes System wurde notwendig

Als in den letzten Jahren die Nachfrage der Markenartikler nach Bag-on-Valve-Produkten stieg und sich auch der Trend der großen Handelsketten immer mehr in Richtung Eigenmarken entwickelte, war für den geschäftsführenden Gesellschafter, Herrn Joachim Czech, klar, dass sich mit der derzeitigen IT-Infrastruktur das Auftragsvolumen sowie die hohen Qualitätsansprüche in Verbindung mit der gewachsenen Kooperationsstruktur nur schwer abwickeln lassen.

Die Deutsche Aerosole nutzte bis dato ein veraltetes, nicht weiterentwickeltes System auf Unix-Basis ohne Integration der Finanzbuchhaltung. „Für das neue System war uns, neben der Integration von Einkaufs- und Verkaufsprozessen in die Finanzbuchhaltung, besonders eine vollständige und durchgängige Chargenrückverfolgung sowie eine schnelle und einfache Übersicht über die Bestände unserer Beistell-Lager wichtig.“, so Axel Weck, kaufmännischer Leiter.

In Beistell-Lagern verwaltet der Hersteller kundeneigene Ware, wie z. B. Dosen, Ventile oder Verpackungsmaterial. „Gerade in diesem Bereich ist eine lückenlose Dokumentation der Bestandszahlen wichtig, da es sich um Kundeneigentum handelt, welches uns zur Weiterverarbeitung anvertraut wurde.“, erklärt Weck weiter.

Mitarbeiter in Entscheidungsprozess miteinbeziehen

Das alte System stieß hier an seine Grenzen. Nicht zuletzt deswegen war die Entscheidung gefallen, ein neues Warenwirtschaftssystem einzuführen, sondern auch, um den angestrebten Wachstumskurs und die hohen Qualitätsansprüche der Kosmetikbranche zu halten. Naben dem kaufmännischen Leiter, Herrn Weck, wurden auch die Mitarbeiter in die Entscheidungsfindung miteinbezogen. „Es war uns wichtig, dass die Mitarbeiter sofort einen Bezug zum System bekommen und so die neue Lösung schnell akzeptieren und annehmen.“, führt Weck aus.

Ein Projektteam wurde festgelegt, welche eine Vorauswahl an Systemen treffen sollte. So standen nach der Evaluierungsphase drei Systeme zur Auswahl.

Entscheidung für SAP Business One

Nicht zuletzt wegen der schnellen und einfachen Verwaltung der Lagerbestände und des angeschlossenen Berichtswesens fiel die Entscheidung auf die Lösung SAP Business One. Auch die vollständige und durchgängige Chargenrückverfolgung konnte überzeugen. Durch die integrierte Finanzbuchhaltung und die dadurch bedingte transparente Auskunftsbereitschaft zu Ein- und Verkaufsprozessen, sah das Projektteam gerade in diesem Bereich erhebliche Optimierungsmöglichkeiten im Vergleich zum derzeitigen Prozessablauf. Die gewonnene Zeit möchte die Deutsche Aerosole nutzen, um weitere innovative Produkte zu entwickeln und am Markt zu etablieren.

Zudem bietet SAP Business One viele Erweiterungsmöglichkeiten, wie z. B. die Integration einer mobilen Datenerfassungslösung mittels Barcode oder RFID durch das Partnerprodukt CD CONNECT (http://www.czewo-data.de/intralogistik/). Die Deutsche Aerosole beabsichtigt als nächsten Schritt die Einführung einer solchen Barcodelösung, um die Prozesse in der Produktion zu vereinfachen und zu automatisieren.

Kurze Projektlaufzeit hinterlässt positiven Eindruck

Auch die kurze Projektphase hinterlässt einen positiven Eindruck. Im Dezember 2012 fiel der Startschuss zum hausinternen Workshop, der von einem Berater des SAP Channel Partners CZEWO DATA GmbH begleitet wurde. Im Workshop wurden die einzuführenden Prozesse erarbeitet, Lösungskonzepte für die Umsetzung vorgestellt und Prioritäten festgesetzt. Die eigentliche Einführung erfolgte nach definierten Stufen. Ende Februar konnten bereits die ersten Tests beginnen, bevor das System Mitte März in den Produktivbetrieb überging.

„Natürlich muss man bei der Einführung eines neuen Systems Kompromisse eingehen. Nicht alles kann immer so umgesetzt werden, wie man sich das vorstellt. Manchmal muss man auch die eingefahrenen Prozesse überdenken.“, schmunzelt Weck. „Letztendlich hat uns bei SAP Business One aber das Gesamtpaket überzeugt. Die Bedienoberfläche ist intuitiv und das Preis-/Leistung stimmt.“

Fazit

Auch für die Zukunft sieht sich die Deutsche Aerosole GmbH mit SAP Business One bestens gerüstet. Joachim Czech zieht zum Projektende ein positives Fazit: „Mit einem neuen und zeitgemäßen System können wir unseren geplanten Wachstumskurs fortsetzen. Es war richtig, auf ein System zu setzen, das mit uns wachsen kann. Mit SAP Business One sehen wir der Zukunft positiv entgegen.“